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邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業(yè)中的全面應用

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高手項目經(jīng)理做好風(fēng)險管理的10條秘籍-項目管理軟件

發(fā)布時(shí)間:2023/2/7 10:49:00

在這個(gè)VUCA時(shí)代越來(lái)越多企業(yè)開(kāi)始重視風(fēng)險管理。其實(shí)項目風(fēng)險管理的好處是巨大的,如果您以積極的方式處理不確定的項目事件,則可能賺很多錢(qián)或提前拿到現金流。結果是您可以最大程度地減少項目威脅的影響并抓住發(fā)生的機會(huì )。本文為您提供了在項目中成功應用風(fēng)險管理的10條黃金法則。這使您能夠按時(shí),按預算交付項目,并獲得項目發(fā)起人要求的高質(zhì)量結果。而且,如果您的團隊成員沒(méi)有進(jìn)入需要修復的本來(lái)可以避免的故障的“消防”模式,他們也會(huì )更加快樂(lè )。

法則01 將風(fēng)險管理納入項目,拒絕“無(wú)知者無(wú)畏”!

第一條法則對于項目風(fēng)險管理的成功至關(guān)重要。如果您沒(méi)有真正在項目中嵌入風(fēng)險管理,則無(wú)法獲得這種方法的全部好處。在公司中,您可能會(huì )遇到許多錯誤的方法。一些項目沒(méi)有使用任何方法進(jìn)行風(fēng)險管理,連個(gè)表都沒(méi)有!當然稍微成熟的公司,都有一些手段,最常見(jiàn)的就是各部門(mén)定期填個(gè)風(fēng)險表格,但缺乏配套的機制,也就是沒(méi)人真正關(guān)注。還有一種典型的是無(wú)知者無(wú)畏,特別是第一次EPC項目或大項目的,他們以某種自信他們的項目中不會(huì )發(fā)生風(fēng)險(當然會(huì )發(fā)生)。有些公司盲目地信任項目經(jīng)理,成敗完全取決于這個(gè)項目經(jīng)理。專(zhuān)業(yè)公司將風(fēng)險管理作為其日常運營(yíng)的一部分,并將其納入項目會(huì )議和員工培訓中。

法則02 在項目早期識別風(fēng)險,堅持“早發(fā)現早治療”!

項目風(fēng)險管理的第一步是識別項目中存在的風(fēng)險。這需要一個(gè)開(kāi)放的心態(tài),專(zhuān)注于將來(lái)可能發(fā)生的情況。識別風(fēng)險的兩個(gè)主要來(lái)源,人員和文檔。人員是您的團隊成員,每個(gè)人都有自己的經(jīng)驗和專(zhuān)業(yè)知識。與您交談的其他人是項目外部的專(zhuān)家,他們具有與您所面對的項目或工作類(lèi)型相關(guān)的往績(jì)記錄。他們可以揭示您將遇到的一些誘殺陷阱或一些您可能尚未想到的黃金機會(huì ),當然風(fēng)險頭腦風(fēng)暴是識別已知風(fēng)險的常用方法。文檔是另一回事。項目往往會(huì )生成大量包含項目風(fēng)險的(電子)文檔,當然他們可能并不總是有這個(gè)名字,但是仔細閱讀的人會(huì )找到它們,比如合同,特別是國際合同中,特別注意里面的用詞,經(jīng)常會(huì )出現“你以為的不是你以為的”情況。您是否能夠在所有項目風(fēng)險發(fā)生之前將其識別出來(lái)?可能不會(huì ),而且一般都不會(huì ),所以這是一個(gè)逐步迭代的過(guò)程。但是,如果結合使用多種不同的識別方法,則可能會(huì )找到絕大多數。如果處理得當,您將有足夠的時(shí)間應對發(fā)生的意外風(fēng)險。

法則03 要堅持風(fēng)險管理溝通,避免“雷神之錘”!

失敗的項目表明,此類(lèi)項目中的項目經(jīng)理經(jīng)常不知道即將遭受的巨大打擊。令人恐懼的發(fā)現是,項目組織的某個(gè)人經(jīng)常確實(shí)看到了那把“雷神之錘”,但沒(méi)有告知項目經(jīng)理該錘子的存在。如果您不希望在項目中發(fā)生這種情況,則最好注意風(fēng)險溝通。一個(gè)好的方法是始終將風(fēng)險交流包含在您執行的任務(wù)中。如果召開(kāi)團隊會(huì )議,則將項目風(fēng)險作為默認議程的一部分(而不是列表中的最后一項!)。這表明風(fēng)險對于項目經(jīng)理很重要,并為團隊成員提供了“自然時(shí)機”進(jìn)行討論并報告新風(fēng)險。另一個(gè)重要的溝通渠道是項目經(jīng)理和項目發(fā)起人或負責人。將您的溝通工作集中在這里的大風(fēng)險上,并確保您不會(huì )讓老板或客戶(hù)感到驚訝!還應注意保證發(fā)起人就最高風(fēng)險做出決策,因為通常其中一些風(fēng)險超出了項目經(jīng)理的職責范圍。

法則04 兼顧考慮威脅和機會(huì ),有“野獸”也有“美女”!

就像我們經(jīng)常說(shuō)的凡事有利有弊!談到項目風(fēng)險表面上具有負面含義:他們是會(huì )損害您的項目的“壞蛋”。但是,現代風(fēng)險方法也將重點(diǎn)放在積極風(fēng)險,項目機會(huì )上。這些不確定的事件對您的項目和組織有利。這些“好人”使您的項目更快,更好,更有利可圖。這點(diǎn)可以參考《項目控制知識與實(shí)踐指南》很好的把國際上比較好的做法綜合在一起。不幸的是,許多項目團隊都難以識別,因為工作量過(guò)大,需要快速完成。很多時(shí)候更多關(guān)注的是那些威脅!確保您有一些時(shí)間來(lái)處理項目中的機會(huì ),即使只有半小時(shí)也可以,很有可能您會(huì )看到一些機會(huì ),比如某個(gè)設備提前采購、某個(gè)工藝改進(jìn)等等,并且可能回報很高,不需要大量的時(shí)間或資源投入。比如2008年,在北京某游樂(lè )園項目上美國金主撤資,工程沒(méi)賺錢(qián),但后來(lái)通過(guò)項目買(mǎi)的北京房產(chǎn)掙錢(qián)了!還不是一點(diǎn)點(diǎn)!

法則05 要明確風(fēng)險責任矩陣,打板子“拳拳到肉”!

一些項目經(jīng)理認為一旦創(chuàng )建了風(fēng)險清單,便可以完成。但是,這僅僅是一個(gè)起點(diǎn)。下一步是弄清楚誰(shuí)對什么風(fēng)險負責!如果未妥善處理風(fēng)險,則必須感覺(jué)到熱量。訣竅很簡(jiǎn)單:為您發(fā)現的每個(gè)風(fēng)險分配一個(gè)風(fēng)險所有者。風(fēng)險所有者是您團隊中負責優(yōu)化項目風(fēng)險的人。效果確實(shí)是積極的。剛開(kāi)始時(shí),人們通常對自己確實(shí)對某些風(fēng)險負責感到不自在,但是隨著(zhù)時(shí)間的流逝,他們將采取行動(dòng)并執行減少威脅和增加機會(huì )的任務(wù)。 風(fēng)險負責人也存在于另一個(gè)層次上。如果發(fā)生項目威脅,則必須支付費用。這聽(tīng)起來(lái)很合邏輯,但這是您在發(fā)生風(fēng)險之前必須解決的問(wèn)題。特別是如果您的項目涉及不同的業(yè)務(wù)部門(mén),部門(mén)和供應商,那么由誰(shuí)承擔后果并必須清空錢(qián)包就變得很重要。澄清風(fēng)險影響的婦人之仁的一個(gè)重要副作用是,直屬經(jīng)理開(kāi)始關(guān)注項目,尤其是在有大量資金處于危險之中時(shí)。風(fēng)險責任矩陣與項目機會(huì )同等重要。爭奪(意外)收入可能成為管理層的長(cháng)期任務(wù)。

法則06 要風(fēng)險分級評估等級,不要“一視同仁”!

一個(gè)項目經(jīng)理曾經(jīng)告訴我“我平等對待所有風(fēng)險”。這使項目工作變得非常簡(jiǎn)單。但是,它無(wú)法提供最佳結果。一些風(fēng)險具有比其他風(fēng)險更大的影響。因此,您最好將時(shí)間花在可能造成最大損失和收益的風(fēng)險上。檢查您的項目中是否有任何可能使您的項目脫軌的表現。如果是這樣,則這些是您的第一要務(wù)。大多數項目團隊使用的標準是考慮風(fēng)險的影響及其發(fā)生的可能性。無(wú)論您使用哪種優(yōu)先級衡量標準,都應始終使用它并關(guān)注大風(fēng)險。

法則07 做風(fēng)險量化建模分析,做好“天氣預報”!

理解風(fēng)險的性質(zhì)是做出良好反應的前提。因此,請花一些時(shí)間仔細研究各個(gè)風(fēng)險,不要在不知道風(fēng)險所在的情況下得出結論。風(fēng)險分析發(fā)生在不同的級別。如果您想從個(gè)人的角度來(lái)理解風(fēng)險,那么思考一下它所產(chǎn)生的影響以及導致這種風(fēng)險發(fā)生的原因是最有效的。查看影響,您可以描述在風(fēng)險發(fā)生后立即發(fā)生什么影響,以及由于主要影響或時(shí)間的流逝而發(fā)生的影響。更詳細的分析可能會(huì )顯示某些效果類(lèi)別(如成本,交貨時(shí)間或產(chǎn)品質(zhì)量)中的數量級效果。審視風(fēng)險的另一個(gè)角度是,將重點(diǎn)放在風(fēng)險發(fā)生之前的事件上,即風(fēng)險引起的原因。列出減少或增加可能性的不同原因和情況。風(fēng)險分析的另一個(gè)層次是分析整個(gè)項目。每個(gè)項目經(jīng)理都需要回答有關(guān)所需總預算或項目完成日期的常見(jiàn)問(wèn)題。如果考慮到風(fēng)險,則可以進(jìn)行模擬以顯示項目發(fā)起人在給定日期或特定時(shí)間范圍內完成任務(wù)的可能性,可以對項目成本進(jìn)行類(lèi)似的模擬。最常用的工具就是利用風(fēng)險量化建模軟件,比如PRA、SANFAN、FUSE、@RISK等等。您在風(fēng)險分析中收集的信息將為您的項目提供有價(jià)值的見(jiàn)解,并提供必要的輸入以找到有效的響應以?xún)?yōu)化風(fēng)險。

法則08 計劃和實(shí)施風(fēng)險應對,管理“有的放矢”!

實(shí)施風(fēng)險應對措施是實(shí)際上為您的項目增加價(jià)值的活動(dòng)。您可以防止威脅發(fā)生或最大程度地減少負面影響。執行是這里的關(guān)鍵。其他法則幫助您規劃,確定優(yōu)先級并了解風(fēng)險。這將幫助您制定針對重大成就的合理的風(fēng)險應對計劃。如果您應對威脅,則基本上可以使用三種選擇:規避風(fēng)險,最小化風(fēng)險和接受風(fēng)險。避免風(fēng)險意味著(zhù)您以一種不再遇到風(fēng)險的方式來(lái)組織項目。這可能意味著(zhù)更換供應商或采用其他技術(shù),或者,如果您面臨致命的風(fēng)險,則終止項目。在一個(gè)注定要失敗的項目上花更多的錢(qián)是不好的投資。響應的最大類(lèi)別是將風(fēng)險最小化的響應。您可以嘗試通過(guò)影響原因或減少可能導致的負面影響來(lái)防止發(fā)生風(fēng)險。如果您正確執行了法則7(風(fēng)險分析),您將有很多機會(huì )對其進(jìn)行影響。最后的回應是接受風(fēng)險。如果對項目的影響最小或影響項目的可能性非常困難,耗時(shí)或相對昂貴,則這是一個(gè)不錯的選擇。只要確保接受某種風(fēng)險是一種有意識的選擇。對風(fēng)險機會(huì )的反應與對威脅機會(huì )的反應相反。他們將專(zhuān)注于尋找風(fēng)險,最大化風(fēng)險或忽略風(fēng)險(如果機會(huì )被證明很小)。

法則09 做項目風(fēng)險跟蹤日志,“小賬本”大用途!

這條法則是關(guān)于風(fēng)險登記冊的(但是請不要停止閱讀)。維護風(fēng)險日志可讓您查看進(jìn)度,并確保您不會(huì )忘記一兩個(gè)風(fēng)險。它也是一個(gè)完美的溝通工具,可以告知您的團隊成員和利益相關(guān)者正在發(fā)生的事情(法則3)。良好的風(fēng)險日志中應包含風(fēng)險說(shuō)明,闡明責任問(wèn)題(法則5),并使您能夠就因果關(guān)系進(jìn)行一些基本分析(法則7)。大多數項目經(jīng)理并不真正喜歡管理任務(wù),但是在風(fēng)險方面進(jìn)行風(fēng)險登記會(huì )有所收獲,尤其是在風(fēng)險數量很大的情況下。一些項目經(jīng)理不想記錄風(fēng)險,因為他們認為這樣做可以更容易地將錯誤歸咎于風(fēng)險。但是反之亦然。如果記錄項目風(fēng)險和已執行的有效響應,則將創(chuàng )建一個(gè)無(wú)人能否認的跟蹤記錄,即使發(fā)生使項目脫軌的風(fēng)險。

法則10 跟蹤風(fēng)險和相關(guān)任務(wù),不做“僵尸”計劃!

根據法則9創(chuàng )建的風(fēng)險登記冊將幫助您跟蹤風(fēng)險及其相關(guān)任務(wù)。跟蹤任務(wù)是每個(gè)項目經(jīng)理的日常工作。將風(fēng)險任務(wù)整合到日常工作中是最簡(jiǎn)單的解決方案?梢詧绦酗L(fēng)險任務(wù)以識別或分析風(fēng)險或生成,選擇和實(shí)施響應。跟蹤風(fēng)險不同于跟蹤任務(wù)。它著(zhù)眼于當前的風(fēng)險狀況。更有可能發(fā)生哪些風(fēng)險?風(fēng)險的相對重要性發(fā)生了變化嗎?回答這些問(wèn)題將有助于注意對您的項目?jì)r(jià)值最重要的風(fēng)險。

 

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