多項目并行管理的關(guān)鍵-項目管理軟件

隨著(zhù)信息化對業(yè)務(wù)支撐作用的日益凸顯，信息系統與通信網(wǎng)絡(luò )必將成為企業(yè)戰略執行與運營(yíng)管控的重要武器，企業(yè)的IT投資將逐年增長(cháng)，信息化建設項目數量持續增多。我國的企業(yè)IT部門(mén)將更多地面對多個(gè)項目并行的情況。單個(gè)IT項目管理難，多個(gè)項目并行管理更難。這一方面將使得企業(yè)信息化水平大幅度提升，另一方面也將給企業(yè)的IT部門(mén)帶來(lái)巨大的項目管理壓力。

IT部門(mén)要從組織、流程、制度、考核以及工具五個(gè)方面開(kāi)展體系化的改進(jìn)、優(yōu)化，從而使得各類(lèi)并行的IT項目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統高效的環(huán)境中穩步推進(jìn)。企業(yè)的IT部門(mén)在對并行的多個(gè)項目進(jìn)行管理時(shí)，要從組織、流程、制度、考核和工具五個(gè)方面開(kāi)展體系化的改進(jìn)、優(yōu)化，從而使得各類(lèi)IT項目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統高效的環(huán)境中穩步推進(jìn)。其中，關(guān)鍵是抓好以下三個(gè)抓手。

1、構建矩陣型組織架構。

構建矩陣型組織架構，明確項目?jì)炔柯氊熍c項目間責任關(guān)系，是高效項目管理的根基。有調查顯示，很多企業(yè)的IT部門(mén)在進(jìn)行多項目并行管理時(shí)，經(jīng)常采取設置虛擬項目管理辦公室(PMO)的方法，根據項目性質(zhì)不同，將IT部門(mén)人員分配到多個(gè)項目組，并指派具體項目負責人。采用這種方法，僅僅能解決項目分工責任制的問(wèn)題，卻忽視了各項目間密切的關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如說(shuō)，網(wǎng)絡(luò )擴容項目中的技術(shù)需求(如各系統帶寬容量、網(wǎng)絡(luò )承載用戶(hù)數等)可能來(lái)自ERP、OA系統等建設項目，信息安全項目中的RTO、RPO指標也要依據軟件系統項目要求而定。因此，IT部門(mén)應該建立矩陣型的項目組織架構，在落實(shí)各項目負責人的基礎上，進(jìn)一步明確項目間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

矩陣式項目組織架構的建設，最重要的是明確各項目組的工作職責與項目組間的責任。為防止“責任真空”的出現，在組織職責定義中，一方面要明確內部責任分工與各崗位工作內容，另一方面要定義外部職責，即為保證其他項目正常開(kāi)展而要做好的工作。比如說(shuō)，ERP項目組不但要明確籌建工作任務(wù)分工、實(shí)施進(jìn)度監控責任要求等具體內部職責，還要定義對網(wǎng)絡(luò )項目、安全項目外部支持工作責任內容(如進(jìn)一步明確編制網(wǎng)絡(luò )技術(shù)指標需求書(shū)、提出安全防御要求建議等工作責任)。

2、制定制度體系和項目流程。

要以制度、流程、考核為重要抓手，實(shí)現項目管理合規、可控。在健全的項目組織架構下，能夠驅動(dòng)項目規范執行的是嚴明的制度體系與高效的項目流程。企業(yè)IT部門(mén)在進(jìn)行大規模信息化項目建設之初就應該建立完善的項目管理制度與技術(shù)標準，進(jìn)而規范未來(lái)項目的有序開(kāi)展。大量案例表明，企業(yè)在缺乏技術(shù)標準情況下匆匆上馬項目，極易造成系統開(kāi)發(fā)技術(shù)復雜化，信息孤島，以及IT投資重復等問(wèn)題發(fā)生，給后期的IT運維工作帶來(lái)無(wú)盡的苦難。同樣，如果沒(méi)有嚴明的制度、流程作為約束，IT項目往往會(huì )出現工作無(wú)序、檢查無(wú)規、進(jìn)度失控等問(wèn)題，嚴重影響項目最終質(zhì)量。

項目績(jì)效考核是量度項目制度與流程執行效果的最好方法。IT部門(mén)可以通過(guò)建立科學(xué)、合理的考核指標體系，對項目工作進(jìn)行量化評價(jià)，同時(shí)在考核中檢查并發(fā)現潛在的問(wèn)題。因此，如何構建科學(xué)的考核體系是企業(yè)IT部門(mén)項目管理中重點(diǎn)工作之一。

IT項目制度標準應包含技術(shù)標準規范(包括系統技術(shù)應用標準規范、系統數據管理標準規范和系統安全標準規范)、項目建設制度(項目需求管理制度、項目計劃進(jìn)度管理制度、項目技術(shù)方案審查管理和項目驗收管理制度)，以及基礎管理制度(包括系統IT資產(chǎn)管理制度、項目物資采購管理制度、項目資金管理制度、項目人員管理制度、項目信息保密管理制度、項目工作審批管理制度、項目資料管理制度和項目考核管理制度)。

海航實(shí)業(yè)集團在這方面的經(jīng)驗非常值得借鑒。海航實(shí)業(yè)集團開(kāi)展IT項目?jì)?yōu)化過(guò)程中，為企業(yè)IT部門(mén)建立四級考核標準體系，依次分別是企業(yè)信息化整體水平評價(jià)考核、IT部門(mén)組織績(jì)效考核、IT項目工作績(jì)效考核、IT崗位人員績(jì)效考核，并將考核與制度、流程與組織崗位有效關(guān)聯(lián)，最大程度地發(fā)揮考核工具作為量度尺的作用。比如說(shuō)，在項目管理制度實(shí)施條目中明確工作考核內容，約束制度執行內容;在流程規范中設定可量化的考核控制點(diǎn)(KGI)，實(shí)現流程過(guò)程可控;在組織崗位職責中明確考核要求，為組織和崗位人員工作質(zhì)量評價(jià)提供衡量依據。

3、建設IT項目管理系統。

IT項目管理體系優(yōu)化工作是企業(yè)IT部門(mén)重要的基礎性工作，將為“十二五”期間各類(lèi)IT項目的高效執行奠定基礎保障，同時(shí)優(yōu)化項目管理體系。IT項目管理系統可以固化制度、流程及考核要求，真正實(shí)現管理落地。IT項目管理系統是固化項目管理制度與流程規范的重要方式，可為項目各方提供一整套規范、高效的電子化工作平臺。IT項目管理系統的應用可以實(shí)現各項目組的工作協(xié)同。如果沒(méi)有有效的IT系統作為支持，項目各方僅靠電話(huà)、郵件等傳統方式進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，可能經(jīng)常出現任務(wù)執行延遲，甚至甲方任務(wù)派發(fā)后無(wú)反饋等給項目帶來(lái)不利影響的情況。

IT部門(mén)則可以通過(guò)系統及時(shí)、動(dòng)態(tài)掌握各項目的進(jìn)度和狀態(tài)，同時(shí)還可以利用系統收集和整理各個(gè)項目的管理信息，為階段工作檢查與績(jì)效考核提供詳實(shí)、準確的參考數據支撐。IT項目管理系統可以建立起一個(gè)以工單流轉為核心的協(xié)同運營(yíng)機制，使得IT部門(mén)的各類(lèi)項目任務(wù)、要求以工單形式在總包方、開(kāi)發(fā)方、監理方、集成方之間有序流轉，實(shí)現項目任務(wù)的及時(shí)派發(fā)、及時(shí)處理、及時(shí)反饋。