如何進(jìn)行合理的項目時(shí)間管理-項目管理軟件

時(shí)間管理工作開(kāi)始以前應該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節省時(shí)間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會(huì )走彎路，反而會(huì )耽誤時(shí)間。合理地安排項目時(shí)間是項目管理中一項關(guān)鍵內容，它的目的是保證按時(shí)完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率�！鞍磿r(shí)、保質(zhì)地完成項目”大概是每一位項目經(jīng)理最希望做到的。但工期拖延的情況卻時(shí)常發(fā)生。其主要工作包括定義項目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項活動(dòng)的合理工期估算、制定項目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監控項目進(jìn)度等內容。

項目一開(kāi)始首先要有明確項目目標、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結構(WBS)。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎，列出完整的完成項目所必需的工作，同時(shí)要有專(zhuān)家審定過(guò)程，以此為基礎才能制定出可行的項目時(shí)間計劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。怎樣把時(shí)間“分解”?

1、項目活動(dòng)定義。

將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這些小的活動(dòng)應該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細任務(wù)。在項目實(shí)施中，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，并且讓項目團隊的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒�(dòng)清單應該采取文檔形式，以便于項目其他過(guò)程的使用和管理。當然，隨著(zhù)項目活動(dòng)分解的深入和細化，工作分解結構(WBS)可能會(huì )需要修改，這也會(huì )影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本可能會(huì )有所增加，因此完成活動(dòng)定義后，要更新項目工作分解結構上的內容。

2、活動(dòng)工期估算。

項目工期估算是根據項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應該現實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。一般說(shuō)來(lái)，工期估算可采取以下幾種方式：

1)專(zhuān)家評審形式。由有經(jīng)驗、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。

2)模擬估算。使用以前類(lèi)似的活動(dòng)作為未來(lái)活動(dòng)工期的估算基礎，計算評估工期。在對每項活動(dòng)的工期估算中應充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數據，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。

3、活動(dòng)排序。

在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎上，要找出項目活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴(lài)關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴(lài)關(guān)系以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標時(shí)間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開(kāi)發(fā)項目中可以將需求的最終確認、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項目的里程碑。在進(jìn)行項目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線(xiàn)圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò )模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡(luò )圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱(chēng)為單代號網(wǎng)絡(luò )圖法。