淺議項目管理中的協(xié)調工作-項目管理軟件

項目管理是一個(gè)系統工程，搞好項目管理需要運用系統科學(xué)的理論，通盤(pán)把握項目的綱和目，在項目運行過(guò)程中積極主動(dòng)地做好各種項目協(xié)調工作，從而有效地加強項目管理，保證項目順利實(shí)施，達到項目建設的預期目的。

一、項目協(xié)調工作的主要特點(diǎn)。

1、協(xié)調的范圍廣。項目協(xié)調的范圍包括內部關(guān)系的協(xié)調、近外層關(guān)系的協(xié)調和遠外層關(guān)系的協(xié)調。其中，內部關(guān)系包括項目經(jīng)理部?jì)炔筷P(guān)系、項目經(jīng)理部與企業(yè)的關(guān)系、項目經(jīng)理部與作業(yè)層的關(guān)系；近外層關(guān)系是指與項目部有直接和間接合同的關(guān)系，包括與建設單位、監理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關(guān)系；外層關(guān)系是指與項目部雖無(wú)直接和間接合同關(guān)系，但卻有著(zhù)法律法規和社會(huì )公德等約束的關(guān)系，項目部與政府、交通、環(huán)保、衛生、綠化等部門(mén)的關(guān)系。通常情況下，近外層關(guān)系的協(xié)調是項目協(xié)調的重點(diǎn)。

2、協(xié)調的要素多。一是人際關(guān)系的協(xié)調，通常包括項目經(jīng)理部?jì)炔咳穗H關(guān)系的協(xié)調以及與關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系的協(xié)調，協(xié)調對象主要是相關(guān)工作結合的過(guò)程當中人與人之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。二是組織關(guān)系的協(xié)調，通常包括項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層以及與分包單位、勞務(wù)作業(yè)層之間的關(guān)系。三是供求關(guān)系協(xié)調，通常包括企業(yè)物資供應部門(mén)、建設單位物資供應部門(mén)與項目經(jīng)理部之間的關(guān)系協(xié)調，各生產(chǎn)要素供需單位之間的協(xié)調。四是協(xié)作配合之間的關(guān)系協(xié)調，通常包括項目經(jīng)理部?jì)炔扛鞑块T(mén)之間、上下級之間、管理層與作業(yè)層之間以及與各近外層協(xié)作單位之間的協(xié)調。五是約束關(guān)系的協(xié)調，通常包括項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的協(xié)調，包括與有法律法規約束關(guān)系的各單位（如政府、環(huán)保、衛生、綠化、交通等）的關(guān)系協(xié)調，和與有合同約束關(guān)系的建設單位之間關(guān)系的協(xié)調。

3、協(xié)調的階段性強。建設工程通常具有很強的階段性，對于工程總承包項目通�？煞譃榭碧�、設計、采購、施工、運營(yíng)等不同階段，每個(gè)階段又可以劃分為若干時(shí)期，例如在施工階段就可以分為準備期、施工期、收尾期等，在各個(gè)不同的時(shí)期，項目協(xié)調工作的內容是不一樣的，協(xié)調的重點(diǎn)也是不同的。

4、協(xié)調的難度大。由于項目協(xié)調的性質(zhì)多種多樣，所涉及到的關(guān)系千頭萬(wàn)緒，有項目與目標因素之間的協(xié)調；項目各子系統內部、子系統之間、子系統與環(huán)境之間的協(xié)調；各專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調；各種管理方法、管理過(guò)程的協(xié)調；項目實(shí)施過(guò)程的協(xié)調；各種管理職能方面的協(xié)調；項目參與者之間的協(xié)調等，因而項目協(xié)調工作的難度比其他任何一種協(xié)調難度都大。

二、項目協(xié)調工作容易出現的問(wèn)題。

1、項目經(jīng)理部?jì)炔咳菀谆靵y。主要表現在：由于總體目標不明，各職能部門(mén)之間的興趣和目標不同，有各自的打算和做法，有些甚至是對立的；由于缺乏溝通和必要的宣傳，項目部?jì)炔渴繗獠粔�，面對項目�?shí)施過(guò)程中遇到的一些挫折和危機，容易失去斗志；由于信息不暢、指揮不靈，項目實(shí)施過(guò)程中出現各種混亂現象，人們對合同、各種指令和責任書(shū)理解不一或不能理解，因而在實(shí)施過(guò)程中各自為政，使項目失控；項目部?jì)炔繘](méi)有和諧的工作氛圍，對工作沒(méi)有應有的爭執和討論，人們不敢和不習慣將問(wèn)題提出來(lái)討論和研究，從而釀成隱患。

2、與外部關(guān)系不易理順。主要表現在：項目經(jīng)理部的工作得不到建設單位、監理單位、設計單位等近外層關(guān)系單位的支持，有時(shí)甚至是對立的；項目經(jīng)理部不召開(kāi)協(xié)調會(huì )議或者在協(xié)調會(huì )議上不討論重要的協(xié)調事務(wù)，而是偏離議題，或者是正常的協(xié)調會(huì )議經(jīng)常被打斷和干擾，達不到應有的效果；項目部?jì)炔�、項目部與遠外層、項目部與近外層三個(gè)層次之間的信息溝通不暢，以至于信息得不到正確傳遞，影響了項目的正常運作，甚至是相互之間產(chǎn)生一些抱怨；項目經(jīng)理部得不到企業(yè)職能部門(mén)的支持，無(wú)法獲得必需的資源和管理服務(wù)，與外界又不能進(jìn)行正常的信息溝通，迫使項目經(jīng)理部花費大量的時(shí)間和精力處理各種突發(fā)矛盾和問(wèn)題，降低了工作效率。

三、項目協(xié)調工作的思路與方法。

1、樹(shù)立一種觀(guān)念——搞好項目協(xié)調是做好一切工作的基礎。眾所周知，構建和諧社會(huì )是我國當前的一項國策，而構建和諧的工作環(huán)境是現代管理所提倡的一項重要原則。對于工程項目來(lái)說(shuō)，由于建筑工程的特殊性，項目協(xié)調工作尤為重要。要通過(guò)學(xué)習和不斷的教育，使項目部管理人員充分認識到協(xié)調工作的重要性：協(xié)調工作是做好其他一切工作的基礎，沒(méi)有和諧的工作環(huán)境什么事也做不成。

2、堅持一個(gè)方法——加強管理部門(mén)之間的溝通。項目協(xié)調最好的手段和方法就是溝通，溝通是解決項目實(shí)施過(guò)程中各種障礙的最基本的方法，事實(shí)證明也是最有效的一種手段。任何組織爭執只有通過(guò)溝通才能實(shí)現，通過(guò)溝通不但可以解決各種協(xié)調問(wèn)題，如技術(shù)、過(guò)程、邏輯、管理方法和程序中的矛盾、困難和不一致，而且還可以解決相關(guān)人員心理行為的障礙和爭執。對于項目來(lái)說(shuō)，項目經(jīng)理部?jì)炔繙贤ǖ男Ч�是測定項目管理效果的最好尺度，項目目標能否成功實(shí)施，很大程度上取決于項目經(jīng)理部能否成功地進(jìn)行溝通，即能否成功地做好協(xié)調工作。

3、講究一種藝術(shù)——科學(xué)地控制管理中的爭執。協(xié)調要講究技巧，特別是對于爭執的處理更要講究藝術(shù)，必須使爭執得到有效的管理和控制。對于項目實(shí)施過(guò)程中出現的問(wèn)題應多協(xié)商、少爭執，通過(guò)詳細的協(xié)商平衡和滿(mǎn)足各方面的利益，從而達到項目目標的最優(yōu)解決；通常情況下對于不影響項目管理大局的爭執，應采取策略引導爭執者或者說(shuō)服雙方向對方做適當妥協(xié)或非原則性讓步，避免爭執擴大化；對于涉及雙方共同利益的爭執可采取互遷互讓?zhuān)�加大合作面形成利益互補或利益共同體，從而化解爭執；對于利益沖突性大的爭執或問(wèn)題比較突出的爭執，在協(xié)商和調解都無(wú)效的情況下，應及時(shí)交由上級領(lǐng)導裁決，或當機立斷采取行政裁決的方式解決，或通過(guò)法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對于一些目標不明和方法難以確定的問(wèn)題，有時(shí)需要有意識地引起爭執，通過(guò)爭執進(jìn)行討論和溝通，使認識一致從而得到最佳方案。

4、掌握一個(gè)原則——具體問(wèn)題具體分析。在項目協(xié)調過(guò)程中必須堅持具體問(wèn)題具體分析的原則，對于每一個(gè)需要協(xié)調的問(wèn)題都必須先分清它的性質(zhì)、類(lèi)型、主次等要素，然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對于內部人際關(guān)系的協(xié)調主要應依靠各項規章制度，通過(guò)做好思想政治工作、加強教育培訓、提高人員素質(zhì)等方法來(lái)實(shí)現；對于項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層之間的管理協(xié)調，應嚴格執行《項目管理目標責任書(shū)》；對于項目經(jīng)理部與作業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調，應嚴格履行《勞務(wù)分包合同》和執行《項目管理實(shí)施規劃》；對于項目經(jīng)理部?jì)炔抗┣箨P(guān)系的協(xié)調，必須依靠編制和嚴格實(shí)施資源需求計劃，并充分發(fā)揮物資供應部門(mén)調度系統和調度人員的作用，加強調度工作；對于項目經(jīng)理部與建設單位和監理單位之間的協(xié)調，應以溝通為主，協(xié)調的目的是搞好協(xié)作，協(xié)調的依據是執行合同，協(xié)調的重點(diǎn)是資金問(wèn)題、進(jìn)度問(wèn)題和質(zhì)量問(wèn)題。

5、突出一個(gè)重點(diǎn)——注重項目動(dòng)態(tài)管理。項目的協(xié)調工作貫穿于項目管理的全過(guò)程，但是，由于工程項目的實(shí)施是分階段實(shí)行的，項目各階段所存在的問(wèn)題都有所不同，因而在項目協(xié)調過(guò)程中還必須根據各階段的實(shí)際情況抓好協(xié)調的重點(diǎn)，如在項目實(shí)施初期主要是進(jìn)行供求關(guān)系的協(xié)調，項目后期的協(xié)調重點(diǎn)則是合同與法律法規約束關(guān)系的協(xié)調，這就要求協(xié)調工作應根據項目的推進(jìn)，適時(shí)、準確地把握各種關(guān)系的發(fā)展，及時(shí)有效地進(jìn)行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執，從而提高項目運行的效率。

6、打好一個(gè)基礎——著(zhù)力提高管理人員素質(zhì)。任何工作都是由人來(lái)完成的，人的素質(zhì)決定了工作質(zhì)量，項目協(xié)調工作也不例外。一方面要對項目部所有管理人員進(jìn)行必要的培訓和教育，使他們充分了解項目協(xié)調工作的重要性，掌握協(xié)調工作的方法和技巧；另一方面應在項目經(jīng)理部配備專(zhuān)職的項目協(xié)調工作人員，并指定一名項目副經(jīng)理專(zhuān)門(mén)負責此項工作，才能取得理想的效果。

7、運用一個(gè)手段——加強項目的信息化管理。信息技術(shù)的發(fā)展為項目管理帶來(lái)了新的手段和方法，在項目管理的所有要素中，項目協(xié)調工作最需要信息的支撐。因此，項目經(jīng)理部必須充分利用現有的信息化技術(shù)，在項目部?jì)炔拷�立信息網(wǎng)絡(luò )，確保所有需要協(xié)調的信息能夠及時(shí)流通，使項目協(xié)調工作及時(shí)、高效，從而提高整個(gè)項目管理工作的效率和效益。