7種適合項目經(jīng)理在匯報中使用的數字技巧-項目管理軟件

“項目好不好，七分靠做，三分靠說(shuō)�！本拖裉O(píng)果項目發(fā)布會(huì )上的喬布斯，特斯拉項目發(fā)布會(huì )上的馬斯克，每一個(gè)成功項目背后都有一個(gè)匯報時(shí)能侃侃而談的項目經(jīng)理。項目經(jīng)理做項目匯報工作時(shí)，相較于用“事例”說(shuō)話(huà)，用“數據”說(shuō)話(huà)給人的感覺(jué)更加準確，也更具有說(shuō)服力。怎樣才能把那些枯燥、無(wú)聊、煩瑣的統計數據準確地傳遞給匯報聽(tīng)眾呢?這就需要我們在匯報工作時(shí)使用一些數字使用技巧，從而讓數據變得更加生動(dòng)有趣。

1.要讓數據看起來(lái)真實(shí)可信。在匯報中使用數據，首先要讓數據看起來(lái)真實(shí)可信，采用用戶(hù)能夠輕易佐證的數據，可以讓匯報中的數據更加真實(shí)可信。比如，“公司財務(wù)人員每周都要花費10小時(shí)來(lái)整理報表”“銷(xiāo)售人員每天要打40個(gè)以上的電話(huà)，平均通話(huà)時(shí)間不到5分鐘”等，這些可以讓聽(tīng)眾簡(jiǎn)單驗證的數據，可加強聽(tīng)眾對項目匯報成果的信任度。

2.用簡(jiǎn)單易懂的形式呈現數據。匯報工作時(shí)要讓數據簡(jiǎn)單易懂，不要直接說(shuō)“項目上線(xiàn)后會(huì )自動(dòng)處理多少條數據，節省了多少操作步驟”這樣的話(huà)�？梢該Q一種說(shuō)法，“項目上線(xiàn)后，每個(gè)操作人員每天會(huì )少做3張報表，因為系統會(huì )自動(dòng)生成”，項目的作用在哪里，聽(tīng)眾一下子就能感受到。

3.數據要學(xué)會(huì )取整。聽(tīng)眾對整數更容易理解和記憶，比起“項目上線(xiàn)后，已經(jīng)有968625名用戶(hù)使用”這樣的話(huà)，采用“項目上線(xiàn)后，將近有100萬(wàn)用戶(hù)”會(huì )讓聽(tīng)眾更容易理解并記住。

4.間歇性地使用數據。聽(tīng)眾無(wú)法一次性接受太多的數據，少量的數據使用會(huì )增加說(shuō)服力，但過(guò)多地使用數據很容易讓聽(tīng)眾產(chǎn)生厭煩。在匯報工作時(shí)，每個(gè)要點(diǎn)可以采用少量數據進(jìn)行強化，切記不可堆疊。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在某款手機的發(fā)布會(huì )上，項目經(jīng)理在介紹手機參數時(shí)會(huì )這么使用數據：a.手機的CPU頻率達到了3.0Ghz;b.手機的攝像頭高達1億像素;c.手機的電池容量4500mAh。項目經(jīng)理在介紹項目時(shí)不要為了使用數據而去盲目地堆砌數據，間歇性地使用數據，讓數據為項目服務(wù)，可突出重點(diǎn)。

5.使用恰當的數據類(lèi)型。蘋(píng)果產(chǎn)品發(fā)布會(huì )上，項目負責人在介紹新產(chǎn)品有哪些升級時(shí)，會(huì )采用不同類(lèi)型的數據進(jìn)行比較。比如，在介紹手機性能時(shí)，會(huì )用“提升了23%”這樣的字眼;在介紹手機攝影功能時(shí)則會(huì )用“提高了2000萬(wàn)像素”等。在恰當的地方使用恰當的數據類(lèi)型，能夠強化數據的使用效果。

6.讓數據形象化。項目經(jīng)理可以試著(zhù)使用具體的形象來(lái)解釋你的數據，可以說(shuō)“它比一枚硬幣還要薄”，或者“它可以輕松地放進(jìn)一個(gè)文件袋內”，還可以說(shuō)“它能讓你不間斷看10小時(shí)以上的視頻內容”等。用現實(shí)生活中可以找到的真實(shí)事務(wù)或案例，讓你使用的數據更加形象化，也讓聽(tīng)眾容易理解你給出的數字。

7.將時(shí)間提示放在數據之前。在使用數據前，要讓觀(guān)眾了解數據的時(shí)間框架。例如，在2019年，公司因為產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題付出額外成本750萬(wàn)元;2020年項目上線(xiàn)之后，公司節約成本500萬(wàn)元，聽(tīng)眾結合時(shí)間框架，可以了解數據產(chǎn)生的具體意義。一個(gè)成功的項目，既要有“做得好”“管得好”，更要有“講得好”。在項目匯報中合理地使用數據，發(fā)揮數據的效用，能讓項目經(jīng)理掌握項目成功的小心機。