如何開(kāi)好項目會(huì )議？項目管理軟件

總有一些會(huì )需要項目經(jīng)理開(kāi)，會(huì )議開(kāi)好了，事半功倍，會(huì )議開(kāi)不好，則身心疲憊，時(shí)間浪費，內耗嚴重，效率極低，那么如何開(kāi)好項目會(huì )議?

1、明確主題及標準很重要。

開(kāi)會(huì )應該要嚴謹，明確會(huì )議主題，比如小A的公司，常常把只需要幾個(gè)人的前期項目策劃會(huì )硬生生的開(kāi)成幾十人的項目統籌會(huì )，領(lǐng)導焦慮密集，總擔心沒(méi)有充分溝通，保險起見(jiàn)大家都參加吧。但這樣造成的結果就是，涉及的部門(mén)一多 ，反而會(huì )重點(diǎn)不集中，偏題跑題，效率更低了。所以，在做出“大家來(lái)開(kāi)個(gè)會(huì )”的決定前要有基于紅線(xiàn)般的標準，開(kāi)會(huì )前需要明確會(huì )議議題和標準，對參會(huì )者可提出問(wèn)題確保大家是真的明白這是在開(kāi)什么會(huì )：

1)是否知道本次會(huì )議目的?

2)是否拿到了會(huì )議議程?

3)參加會(huì )議的任務(wù)是什么?做準備了嗎?

而對于組織者提出的問(wèn)題則有：

1)會(huì )議需要做出怎樣決定?解決什么問(wèn)題?

2)影響這個(gè)會(huì )議的決定因素是?

3)會(huì )議具體流程是什么?是否提前準備?

在項目中，有三種會(huì )議類(lèi)型可供參考：項目管理軟件

1)意義重大，牽涉廣泛。例如，針對項目中的風(fēng)險性，需做出牽一發(fā)而動(dòng)全局的決定，召集項目相關(guān)方開(kāi)會(huì )溝通。

2)問(wèn)題繁瑣，需及時(shí)同步。常規例會(huì )都是這種類(lèi)型，目的是讓項目團隊的每個(gè)人都知道彼此干了什么、接下來(lái)打算做什么，快速與團隊在信息上拉平水位。

3)眾口難調，又必須達成一致。比如，針對，不同的部門(mén)之間會(huì )有一定的PK，但最后的產(chǎn)出只有一種，這就需要開(kāi)會(huì )討論，減少無(wú)效的交叉溝通�？傊�，無(wú)論什么類(lèi)型的項目會(huì )議，標準一定是聚焦在行動(dòng)上，它不是一個(gè)簡(jiǎn)單的聊天俱樂(lè )部，而是一個(gè)能夠改變現狀，具有生產(chǎn)力的機制。

所以針對每一個(gè)不同的會(huì )議，統一的標準是：項目管理軟件

1)、明確本次項目會(huì )議主題及目標結果。

2)、將有共同利益的人們集中起來(lái)實(shí)現這個(gè)目標。

3）、凡會(huì )議必須產(chǎn)生改變(結果導向)。

2、會(huì )議中對話(huà)守則很重要。

開(kāi)會(huì )時(shí)可以參考《哈維爾對話(huà)守則》，這8條對話(huà)守則被無(wú)數講述溝通和公共討論的著(zhù)作引用，項目經(jīng)理開(kāi)會(huì )時(shí)也非常有參考價(jià)值：

1)對話(huà)不是為了彼此斗爭。會(huì )議中的對話(huà)是為了理清思路、分享信息、解決問(wèn)題，而不是為了取得辯論式的勝利。

2)不做人身攻擊。這一點(diǎn)包括語(yǔ)言暴力、動(dòng)機揣測、道德質(zhì)疑等所有針對個(gè)人的不禮貌行為。不做人身攻擊是說(shuō)理的根基，要“對事不對人”，切勿“對人不對事”。

3)保持會(huì )議主題。會(huì )議要注意不要被人帶跑偏，比如：比如我跟你討論工作內容，你跟我抱怨任務(wù)繁重;我跟你討論如何分解任務(wù)，你跟我討論甲方不是人;我跟你討論甲方不是人，你跟我討論…。

4)提供論據。討論問(wèn)題時(shí)，要有足夠支撐你提出的觀(guān)點(diǎn)的證據。爭取讓自己的發(fā)言是針對同一個(gè)論點(diǎn)，以事實(shí)為依據、以邏輯為鏈條。

5)承認錯誤。面子沒(méi)有那么重要，人需要“空杯心態(tài)”才能持續成長(cháng)。明知自己有錯仍然死撐，只能說(shuō)明不夠大度。出現問(wèn)題后，第一要務(wù)是解決問(wèn)題，若是誤會(huì )，相關(guān)解釋可以后續再做說(shuō)明;若是錯誤，大方承認錯誤未嘗不是一種智慧。

6)分清楚對話(huà)與只準自己講話(huà)的區別。會(huì )議上的參與者都是平等的，大家都有充分表達自己觀(guān)點(diǎn)的權利。不可固執己見(jiàn)，一味表達，采用肢體化、情緒化的表現形式進(jìn)行觀(guān)點(diǎn)表達，導致對話(huà)的不平等，遏制他人發(fā)言的機會(huì )。

7)對話(huà)要有記錄。說(shuō)過(guò)的話(huà)要認賬，不以“記不清了”“我有說(shuō)過(guò)嗎”等說(shuō)辭推卸自己的責任，否認自己說(shuō)過(guò)的話(huà)。

8)盡量理解對方。觀(guān)點(diǎn)表達方需要盡可能用對方能夠聽(tīng)得懂、并且容易理解的說(shuō)法去陳述;如果對方不能理解，需要嘗試換一種方式、再次表達，舉出具體事例輔助解釋說(shuō)明，而不能輕易的情緒化處理。

3、信息總結+跟進(jìn)很重要。無(wú)論什么會(huì )，會(huì )議持續時(shí)間越長(cháng)，注意力水平下降越快，可以肯定的事，如果會(huì )議長(cháng)達1小時(shí)，已經(jīng)失去了一半參會(huì )者的注意力。

所以，會(huì )議一定要尊重大家的時(shí)間安排，形成“按照議程+準時(shí)結束”的良性循環(huán)。最重要的就是在會(huì )議的最后，重申一下會(huì )議的結論、每個(gè)成員的分工，可以多說(shuō)一句“本次會(huì )議的結論是……xx需要負責……大家還有什么疑議嗎?”讓所有人明確自己的職責，減少執行時(shí)出現矛盾的可能，確保會(huì )議的討論內容最后落在可執行的行動(dòng)上才是最重要的，也助于項目經(jīng)理會(huì )后進(jìn)行本次會(huì )議跟進(jìn)。

以上，你get了嗎～ 最后希望每位項目經(jīng)理都能早點(diǎn)散會(huì )，早點(diǎn)回家～