大型活動(dòng)項目風(fēng)險管理

特殊活動(dòng)尤其容易受到風(fēng)險的影響。在活動(dòng)領(lǐng)域中，風(fēng)險指的是特殊活動(dòng)或慶典沒(méi)有達到預期目標的可能性。特定的場(chǎng)地、擁擠的人群、新雇的工作人員和志愿人員、大量設備的運輸、狂歡氣氛，這些都是危險潛在的地方。那些忽視風(fēng)險防范管理的活動(dòng)管理者將會(huì )招致危險，并縮短自己的活動(dòng)管理生涯。對潛在危險進(jìn)行謹慎評估并采取預防措施是風(fēng)險管理的基礎。風(fēng)險并不一定會(huì )造成傷害。當一個(gè)活動(dòng)主辦單位贏(yíng)得了該活動(dòng)的主辦權時(shí)，原因之一就是別的公司可能會(huì )認為主辦這個(gè)活動(dòng)風(fēng)險過(guò)高。風(fēng)險是商業(yè)企業(yè)的基石，不冒風(fēng)險也就不存在競爭優(yōu)勢，不冒風(fēng)險也就不存在走鋼絲和極限運動(dòng)。一個(gè)活動(dòng)的特殊性，部分就在于它的風(fēng)險性——以前無(wú)人嘗試過(guò)。

根據澳大利亞的標準，術(shù)語(yǔ)“風(fēng)險管理”適用于與任何活動(dòng)、儀式或過(guò)程相關(guān)的建立背景、確定、分析、評估、協(xié)商、監控和傳達風(fēng)險的邏輯和系統方法，這些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活動(dòng)的損失，并增加成功的概率。風(fēng)險管理不僅要發(fā)現機會(huì )，還要避免或減輕損失�；顒�(dòng)管理中的各個(gè)部分都存在潛在風(fēng)險。勃朗赫(1990年)將主要領(lǐng)域的風(fēng)險進(jìn)行了如下的分類(lèi)。

1、管理：組織結構和辦公布局可以減少對工作人員的風(fēng)險。

2、宣傳和公共關(guān)系：宣傳部分也需要進(jìn)行風(fēng)險管理。宣傳人員本身具有的特點(diǎn)決定了他們在工作中更加關(guān)注行動(dòng)所能帶來(lái)的成果，而傾向于忽視潛在的風(fēng)險。

3、健康和安全：大多數風(fēng)險管理都很關(guān)注這一領(lǐng)域。預防損失計劃和安全控制計劃都是任何風(fēng)險管理策略的重要組成部分。與食品特許的衛生和衛生設施要求相關(guān)的風(fēng)險應該引起特別重視。

4、擁擠管理：對擁擠人群、酒類(lèi)銷(xiāo)售和噪音控制的風(fēng)險管理。

5、保安：活動(dòng)的保安計劃涉及到對風(fēng)險管理的考慮。

6、運輸：運輸、停放和公眾交通都存在潛在的危險，應該引起足夠重視。

好的風(fēng)險管理策略還將涵蓋其他領(lǐng)域，這些領(lǐng)域的運作對于活動(dòng)是至關(guān)緊要的，可能需要采取特殊的安全和保安預防措施，如售票和其他現金點(diǎn)以及通信。應該對每一個(gè)領(lǐng)域的風(fēng)險加以確認并預先排除。風(fēng)險管理與整個(gè)活動(dòng)的計劃同為一有機整體。針對活動(dòng)管理的許多方面，風(fēng)險管理可以用一個(gè)循環(huán)來(lái)表示。這個(gè)循環(huán)由四個(gè)要素組成，這四個(gè)要素如下。

1 、確認。

將風(fēng)險預先排除需要技巧、經(jīng)驗和知識的配合。某些在活動(dòng)工作人員看起來(lái)是安全的事情可能就暗藏危險。一個(gè)活動(dòng)上使用了贊助商的標志，這個(gè)標志根據營(yíng)銷(xiāo)管理人員的檢查已經(jīng)很安全地固定好了，但是還應該由舞臺管理人員應用他的專(zhuān)業(yè)知識確保標志固定的安全性。由于活動(dòng)的管理者不可能熟悉每一個(gè)領(lǐng)域，所以最好召開(kāi)一個(gè)風(fēng)險評估會(huì )議，集中所有工作人員和志愿人員的經(jīng)驗對風(fēng)險進(jìn)行判斷。這樣的會(huì )議旨在集中風(fēng)險管理的經(jīng)驗。對于一個(gè)大型活動(dòng)來(lái)說(shuō)，可能需要聘請一位顧問(wèn)。召開(kāi)這樣的會(huì )議還是對現場(chǎng)工作人員進(jìn)行風(fēng)險教育的良機，可以提高他們的警惕意識，最大限度降低風(fēng)險發(fā)生的可能性，并加強對風(fēng)險的控制。

確認技術(shù)：在確認風(fēng)險時(shí)有幾種輔助技術(shù)可以提供幫助。

（1）工作分解結構：必須將整個(gè)工作分解為易于管理的小的部分，這將有助于更好地確認風(fēng)險。這種方法提供了一種可視化的計劃結構，并且根據所需特殊技能和資源的不同將活動(dòng)分成一個(gè)個(gè)單元。利用這種方式將整個(gè)活動(dòng)分割成獨立的區域后，可以更清晰地看到可能存在的問(wèn)題。但是，這種方法不能揭示那些由組合活動(dòng)導致的問(wèn)題。例如某一活動(dòng)的售票問(wèn)題可能本身并不存在風(fēng)險，但是如果同時(shí)還有一個(gè)主要贊助商退出，那么二者組合起來(lái)可能會(huì )導致活動(dòng)的取消。

（2）測試活動(dòng)：在舉辦大型體育活動(dòng)之前通常都會(huì )先舉行一些較小的活動(dòng)，旨在對場(chǎng)地、設備和其他資源進(jìn)行測試。奧林匹克運動(dòng)會(huì )的測試活動(dòng)常能有效地消除任何潛在的問(wèn)題。這樣的測試是自費進(jìn)行的一次演習。許多會(huì )議之前進(jìn)行的雞尾酒會(huì )也是用來(lái)對會(huì )議的某些方面進(jìn)行測試。許多音樂(lè )節也在正式演出的前一天晚上舉辦一次公開(kāi)音樂(lè )會(huì )，以便對設備進(jìn)行測試。

（3）內部/外部：為了更好地進(jìn)行風(fēng)險分析，根據風(fēng)險的來(lái)源對其進(jìn)行分類(lèi)是非常有效的。內部風(fēng)險一般出現在活動(dòng)的策劃和執行階段。這些風(fēng)險通常存在于主辦單位進(jìn)行管理和控制的能力范圍之內。外部風(fēng)險是由活動(dòng)組織范圍之外的因素引起的，可能需要比較復雜的控制策略。針對這些風(fēng)險的策略主要著(zhù)眼于如何減輕風(fēng)險造成的影響。例如，由一個(gè)足球明星取消演出造成的影響可以通過(guò)免費入場(chǎng)來(lái)將其最小化。

（4）失誤圖表：通過(guò)分析風(fēng)險的影響和回溯風(fēng)險的起因也可以發(fā)現潛在的風(fēng)險。這也稱(chēng)做“由果及因”方法。例如缺票是一個(gè)可怕的后果。失誤圖表方法可以從這種情況開(kāi)始，參考活動(dòng)的不同情況來(lái)找出起因，然后就可以用列有起因的表格來(lái)管理風(fēng)險。

（5）事故報告：幾乎所有的大型公眾活動(dòng)都有事故報告文件。這個(gè)文件包括在活動(dòng)手冊中，當發(fā)生事故的時(shí)候，由活動(dòng)工作人員填寫(xiě)。

（6）應急計劃：進(jìn)行風(fēng)險分析的成果就是一份詳細的、根據不同情況采取何種應變措施的整體計劃方案。應急計劃中包括對風(fēng)險影響的反應、相應的決策過(guò)程、指揮鏈和一系列的相關(guān)行動(dòng)。應急計劃的一個(gè)實(shí)例就是對千年蟲(chóng)威脅的反應。

在澳大利亞新南威爾士的南岸，新年前夕需要制定一個(gè)緊急應變計劃。如果千年蟲(chóng)威脅到當地海軍的軍用飛機場(chǎng)的計算機系統，那么海軍基地將執行這個(gè)緊急應變計劃。這將是在局部區域舉辦活動(dòng)面臨的主要問(wèn)題，尤其每年的這個(gè)時(shí)間也是當地的火災高發(fā)時(shí)間段。

2、評估。

一旦確定了風(fēng)險，就可以將風(fēng)險表按照重要性級別進(jìn)行排序。根據風(fēng)險發(fā)生的可能性和造成結果的嚴重性對風(fēng)險賦予不同的優(yōu)先級別。風(fēng)險評估會(huì )也可能成為“毀滅的預言”，對整個(gè)計劃過(guò)程做出了最為悲觀(guān)的判斷。這本身也是一個(gè)必須預先排除的風(fēng)險。由于要將會(huì )議所需的時(shí)間與整個(gè)活動(dòng)的有限計劃時(shí)間相權衡，所以對會(huì )議要進(jìn)行良好的控制，并將焦點(diǎn)放在關(guān)鍵問(wèn)題上，這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。一個(gè)卓有成效的風(fēng)險評估會(huì )將對潛在風(fēng)險進(jìn)行廣泛深入但又現實(shí)的分析。

3、控制。

在對潛在風(fēng)險完成評估之后，活動(dòng)管理者就需要對任何可能出現的問(wèn)題建立控制機制�？梢允褂酶鞣N不同戰略。在勃朗赫(1990年)對活動(dòng)風(fēng)險管理進(jìn)行了全面闡述的手冊上，他提出以下幾種風(fēng)險控制策略。

（1）取消和避免風(fēng)險：如果面臨的風(fēng)險過(guò)高，就必須取消活動(dòng)的所有組成部分。由于降雨的影響而遭到取消的大型活動(dòng)中，室外音樂(lè )會(huì )也是其中之一。面臨的主要風(fēng)險并不是會(huì )造成聽(tīng)眾的不適，而是受到漏電的威脅。

（2）減輕風(fēng)險：不能消除的風(fēng)險就要想辦法將它造成的影響降到最低。例如，為了消除活動(dòng)所有可能的安全隱患，可能需要檢查每一個(gè)參加者。很顯然，這種解決辦法是無(wú)法實(shí)行的，這時(shí)就要采取風(fēng)險最小化戰略，比如說(shuō)在更加顯眼的地方安裝一個(gè)金屬探測器或設置安全警衛。

（3）降低已發(fā)生風(fēng)險的危害程度：安全計劃的一個(gè)主要部分就是為可能的已發(fā)生問(wèn)題制定快速有效的反應措施。對工作人員進(jìn)行基本急救技能的訓練可以減輕事故的危害程度�；顒�(dòng)管理者無(wú)法排除自然災害的發(fā)生，但是可以準備相應的應急方案以控制影響。例如，可以參看有關(guān)物流的章節(第13章)里的伍德福得災難計劃。

（4）設計備份和替代方案：如果有什么事情出了差錯，可以通過(guò)使用替代方案來(lái)挽救整個(gè)形勢。例如，萬(wàn)一魔術(shù)師不能參加孩子們的晚會(huì )，主辦者可以組織一次晚會(huì )比賽來(lái)款待孩子們。在很大程度上，備用發(fā)電機是大型室外活動(dòng)的必備裝置。

（5）分散風(fēng)險：如果風(fēng)險可以通過(guò)不同領(lǐng)域進(jìn)行分散，那么即使出了一些差錯，造成的影響也可以降低。其中一個(gè)戰略就是分散現金提取點(diǎn)，如售票口，這樣即使發(fā)生偷竊也不會(huì )威脅到整個(gè)活動(dòng)的收入。擁有多個(gè)贊助商也是分散風(fēng)險的一個(gè)途徑。即使有一個(gè)贊助商中途撤出，也可以通過(guò)增加其他贊助商的份額來(lái)彌補。

（6）轉移風(fēng)險：可以將風(fēng)險轉移給對活動(dòng)某方面負責的團體。轉包商需要承擔活動(dòng)的部分責任。轉包合同中通常都包含一個(gè)條款，在活動(dòng)期間轉包商為自己設備的安全和員工的行為負全責。在澳大利亞，大多數演出團體在參加活動(dòng)前，都要求投保公共責任保險。

4、明確的活動(dòng)風(fēng)險。

人群的管理：活動(dòng)中擁擠人群的順暢管理受到許多因素的影響。第一個(gè)面臨的風(fēng)險就是對活動(dòng)參與人員數目的正確估計。無(wú)論采取何種場(chǎng)地設計方案，過(guò)多的參與者都會(huì )造成活動(dòng)資源的極度緊張。即使是免費舉辦的活動(dòng)，如果參與人數過(guò)少也會(huì )影響整個(gè)活動(dòng)的既定目標。在悉尼市的范圍內發(fā)起的脊髓病患者運動(dòng)會(huì )吉祥物活動(dòng)僅有500人到場(chǎng)，而場(chǎng)地的策劃參加人數為上千人，這就表明對場(chǎng)地的預期過(guò)大。對擁擠人群的管理也包括對聽(tīng)眾類(lèi)型和行為標準的管理。對風(fēng)險管理來(lái)說(shuō)，家庭聚會(huì )的優(yōu)先級顯然不同于一個(gè)搖滾音樂(lè )節的優(yōu)先級。利用在進(jìn)行活動(dòng)之前發(fā)布正確的信息做好參加人數的預計工作。

酒精：活動(dòng)可以有多種類(lèi)型，從一般的家庭野餐——邊看節目邊啜飲葡萄酒，到新年前夕擁擠的年輕人集聚在一起狂飲白酒。對法律而言，兩種情形沒(méi)什么不同。然而，后者造成的影響足以使一次活動(dòng)被迫取消。對飲酒風(fēng)險的管理過(guò)程將滲入某些活動(dòng)的方方面面，如限制售票數量、提前關(guān)閉旅店、增加保安和對某些地區實(shí)行宵禁。在達林港的新年前夕的慶�；顒�(dòng)中，管理部門(mén)也發(fā)現破碎的玻璃是主要風(fēng)險。在過(guò)去，慶祝之后都要花費巨大的人力物力來(lái)清掃場(chǎng)地，，并且安全問(wèn)題是極為重要的。在咨詢(xún)了所有的利益關(guān)系人之后，達林港制定了如下的風(fēng)險管理程序：

（1）在活動(dòng)地點(diǎn)周?chē)�設置圍網(wǎng)；

（2）只允許在授權地點(diǎn)出售酒類(lèi)；

（3）所有公共場(chǎng)所都禁止飲用酒精類(lèi)飲料并且不得出現碎玻璃；

（4）重新安排娛樂(lè )設施，開(kāi)辟場(chǎng)地以吸引家庭及年長(cháng)市民的參與；

（5）在所有廣告媒體中宣布這一新的政策。

通信：涉及通信的風(fēng)險是多種多樣的，因為它不僅涉及到活動(dòng)的組織也涉及到風(fēng)險的報告。為活動(dòng)辦公室建立正確的計算機和文件歸檔系統可以預防未來(lái)可能出現的問(wèn)題。對優(yōu)秀的風(fēng)險管理來(lái)說(shuō)，能方便快捷地得到所需信息是非常關(guān)鍵的。一個(gè)標準的或定制的報告程序也可以降低由無(wú)效通信帶來(lái)的風(fēng)險。通信也包括如何向公眾通告活動(dòng)的進(jìn)行，如當參與者在現場(chǎng)的時(shí)候要向他們提供各種信號標志、不斷向他們通告相關(guān)信息�；顒�(dòng)指南是向工作人員和志愿人員通報與活動(dòng)有關(guān)的程序、協(xié)議和概要信息的非常好的一種交流手段。但是也可能出現這種情況：提供的數據過(guò)多反而使重要信息變得不明顯，應突出重點(diǎn)信息。

環(huán)境：現代商業(yè)活動(dòng)所引起的環(huán)境問(wèn)題越來(lái)越得到全體社會(huì )的廣泛關(guān)注。環(huán)境問(wèn)題也是一個(gè)風(fēng)險問(wèn)題。這里既存在很危險的風(fēng)險，如污染，危險物的溢出、傾倒和泄漏，也存在一些間接風(fēng)險，而這些風(fēng)險能夠通過(guò)廢棄物的回收、水和能源的保護來(lái)降至最低。根據活動(dòng)的項目生命周期的不同，環(huán)境控制的優(yōu)先級和影響也不同。

緊急活動(dòng)：對距離最近的救援服務(wù)機構的了解以及該機構的工作要求對于活動(dòng)管理來(lái)說(shuō)是強制性的要求。向外部救援中心求助是因為目前的情況已是非活動(dòng)工作人員所能控制的，需要專(zhuān)業(yè)協(xié)助。當救援服務(wù)抵達的時(shí)候能否理解指揮鏈也是非常重要的。救援服務(wù)機構不受活動(dòng)管理者的控制，活動(dòng)管理者在此時(shí)僅僅起到顧問(wèn)的作用。在這種情況下，任何參與者都可以向救援機構求助。

5、評論。

對風(fēng)險控制中成功和失敗的例子進(jìn)行評價(jià)是計劃未來(lái)活動(dòng)的中心任務(wù)�；顒�(dòng)主辦單位應該是“學(xué)習的組織”。對反饋進(jìn)行分析和反應是這一過(guò)程的必需環(huán)節。