高效溝通管理的七個(gè)要點(diǎn)

項目管理過(guò)程中溝通管理，由于干系人眾多，很容易出現不可控制的局面。為了能夠降低溝通管理的難度，讓溝通效率更高，溝通效果更好。需要做好溝通計劃，針對不同問(wèn)題提前做好解決方案。溝通方式和一些詞匯能夠做好提前統一好意思，能夠讓溝通誤解率降低。

雖然溝通管理方案需要結合具體情況來(lái)制定，但是，一些常用方法或者注意內容是可以相互參考的，很多高效溝通管理離不開(kāi)這七點(diǎn)內容，不妨看看吧。

01、計劃好溝通。

像對待項目管理的其他方面一樣，你要計劃好項目溝通過(guò)程。計劃溝通的目的在于確保參與進(jìn)來(lái)的所有項目干系人能在需要的時(shí)候獲取所需信息來(lái)履行他們的責任。

影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有以下這些：

項目發(fā)起方的組織結構。

項目干系人分析的結果。

報告關(guān)系。

項目涉及的職能領(lǐng)域。

參與項目的人數。

項目干系人所在的地方。

每位項目干系人的信息需求。

項目團隊成員的經(jīng)驗級別。

技術(shù)可得性。

信息需求的緊急性和需要的頻率。

想要的項目溝通形式。

項目的預期時(shí)長(cháng)。

項目在組織層面的風(fēng)險級別。

對終端消費者的預期變更影響。

組織文化。

所需的外部溝通級別。

采購合同。

法律顧問(wèn)提出的限制。

給項目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。

在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。

確保將所有正式的項目溝通(以及實(shí)現溝通要完成的工作)都包含在WBS和項目進(jìn)度計劃中。

02、記住基本方法。

最有效的3種溝通方法也是最簡(jiǎn)單的，為什么這些方法會(huì )有效呢?因為它們能起作用，但是很多人卻沒(méi)有這么做，因此對比是非常明顯的。

優(yōu)先處理：項目溝通不要走捷徑；尊重項目干系人。

展現風(fēng)度：講禮貌，將欣賞和感激表現出來(lái)。

言出必行：如果你說(shuō)了要做什么事情，就要去做。

03、溝通的5個(gè)C。

在計劃或執行項目溝通的時(shí)候，要牢記5個(gè)C。

清楚(Clear)：說(shuō)明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當地使用術(shù)語(yǔ)。

簡(jiǎn)潔(Concise)：抓住重點(diǎn);不讓信息漫無(wú)邊際。

禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語(yǔ)調。

一貫(Consistent)：使用恰當的語(yǔ)調和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應傳達一樣的信息。

令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

04、保證理解。

如果想進(jìn)行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個(gè)方面。

投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。

采用有效的聆聽(tīng)技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達的意思。

采用最適合聽(tīng)眾的溝通媒介，要懂得變通。

調整溝通的內容來(lái)最大限度地滿(mǎn)足每個(gè)目標聽(tīng)眾(項目團隊、客戶(hù)、高級管理層以及/或人事管理層)的信息需求。

要重視，注意反饋信息，如果所做的事情沒(méi)有效果，要樂(lè )意去調整。

不要假設別人明白了，要不斷地講清楚、提問(wèn)題、確認。在所有溝通中要注重從他人的角度來(lái)看問(wèn)題。

05、建立各方關(guān)系。

高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎之上的。要樂(lè )于花時(shí)間去同關(guān)鍵的項目干系人建立一對一的關(guān)系，特別是在項目早期的時(shí)候。此外，注重關(guān)系有助于建立開(kāi)放、誠信的環(huán)境，更有利于處理項目難題。

06、富有前瞻性。

這是另一個(gè)關(guān)鍵理念和方法原理。妨礙項目溝通的因素有出人意料、令人懷疑和不確定性。通過(guò)溝通計劃讓目標聽(tīng)眾了解，保持前后一致。預見(jiàn)額外的信息需求。永遠不要讓項目干系人心生疑惑或者先找你。

07、有人就有“政治”。

另一種說(shuō)法就是“別太天真”。高效的溝通者都理解和領(lǐng)悟了項目環(huán)境的“政治性”。他們會(huì )提前理解溝通的“政治意味”，會(huì )在傳遞信息之前先從別的角度來(lái)看一看。

上述七點(diǎn)內容涉及項目溝通管理多個(gè)方面，從制定計劃、基本方法，溝通技巧、溝通結果控制、人際關(guān)系等等方面說(shuō)到，該如何做才能夠讓項目溝通管理更高效。