高效溝通，讓項目管理事半功倍

在項目管理中，如果說(shuō)項目計劃是整個(gè)項目管理活動(dòng)的基石，那么溝通則是項目運行的加速劑。溝通貫穿項目的全生命周期，影響項目的進(jìn)度和質(zhì)量;溝通管理是項目管理的重要組成部分，也是項目經(jīng)理必須要具備的能力。

做好溝通管理，項目經(jīng)理可以更加了解項目和項目成員，做出準確、及時(shí)的決策；同時(shí)，良好的溝通和交流還能夠有效提高團隊凝聚力、提高項目成員的工作積極性，從而提高工作效率和質(zhì)量，幫助項目成功交付。而如果項目團隊內的溝通管理沒(méi)有做好，則可能出現信息傳遞不及時(shí)、進(jìn)度延誤、項目成員之間矛盾重重等隱患，從而影響項目的正常運轉。

1、項目溝通管理的類(lèi)型和目的。

項目經(jīng)理在項目管理中主要起到“上傳下達”的作用，溝通在其間貫穿全線(xiàn)，是項目經(jīng)理的必修課。

對項目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，溝通對象主要有管理層、執行層和客戶(hù)，此三者對項目管理的關(guān)注點(diǎn)不同，因此，項目經(jīng)理需要根據不同的角色特征和關(guān)注點(diǎn)，做好針對性的溝通，提高溝通的效率和質(zhì)量。

第一類(lèi)：管理層。

管理類(lèi)人員包括高層領(lǐng)導、PMO和部門(mén)經(jīng)理或者資源經(jīng)理，他們掌管項目的戰略、資源和預算，一般不會(huì )深入參與到具體項目中，對項目的了解不會(huì )非常深刻。加強與管理層的溝通，可以幫助項目經(jīng)理了解企業(yè)戰略方向、獲取項目資源與預算，也能讓管理層更加了解和相信項目，從而獲得更多的關(guān)注和支持，提高項目的成功率。

第二類(lèi)：執行層。

執行層是負責執行和落實(shí)項目具體任務(wù)的人員，來(lái)自于企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，擁有不同的技能和性格，直接影響著(zhù)項目的進(jìn)度。項目經(jīng)理對執行層的溝通管理要分為兩個(gè)方面，一方面按照執行人員的技能、經(jīng)驗進(jìn)行科學(xué)安排項目具體的任務(wù)，并提高執行人員的配合度;另一方面，項目經(jīng)理要對執行人員的任務(wù)完成情況有所了解，及時(shí)搜集進(jìn)度反饋，并解決可能出現的風(fēng)險或問(wèn)題。

第三類(lèi)：客戶(hù)。

對于一些乙方IT項目來(lái)說(shuō)，項目經(jīng)理還要和客戶(hù)打交道�？蛻�(hù)提出項目需求，檢閱項目質(zhì)量，并決定項目是否可以成功驗收，可以說(shuō)是握住了項目的命脈，項目經(jīng)理需要處理好與客戶(hù)的關(guān)系，了解其真實(shí)的項目需求，分析項目變更的本質(zhì)和原因，如期推進(jìn)項目成功上線(xiàn)，從而提高客戶(hù)滿(mǎn)意度和項目成功率。

2、如何做好項目溝通管理。

不管是對高層領(lǐng)導展示項目?jì)r(jià)值，以獲取更多的資源和支持，還是監控和管理項目成員的任務(wù)執行，從而提高工作效率和質(zhì)量，又或者是加強對客戶(hù)的了解和交流，提高項目成功率，都繞不開(kāi)一個(gè)關(guān)鍵要素——全面掌握項目信息�？梢哉f(shuō)，項目溝通管理的過(guò)程，就是對項目信息進(jìn)行個(gè)性化處理的過(guò)程——項目經(jīng)理要根據不同的項目角色特征，切換自己的角度和身份，用不同的信息來(lái)與之對話(huà)。

在項目管理角度，這類(lèi)“信息對話(huà)”并不僅僅是通過(guò)即時(shí)通訊工具的“聊天”，更多的是將項目信息數字化，進(jìn)行“發(fā)布與反饋”，也就是信息化管理。

如果企業(yè)的項目數量較多，幾十個(gè)以上項目的，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的項目管理工具支撐，項目經(jīng)理的工作量會(huì )很大，溝通效率和質(zhì)量都會(huì )大打折扣，不可能全面了解項目狀態(tài)。因此，當企業(yè)發(fā)展到此階段，需要搭建專(zhuān)業(yè)的企業(yè)級項目管理平臺，借助專(zhuān)業(yè)的項目管理工具，做好溝通環(huán)節的信息處理，提高管理效能。

1.里程碑計劃，讓管理層了解項目進(jìn)度和重大成果。

管理層作為決策人員，關(guān)注的項目往往幾十個(gè)甚至上百個(gè)，沒(méi)有精力也沒(méi)有必要了解某個(gè)項目的具體安排，如果項目經(jīng)理在和管理層溝通時(shí)，傳遞的都是執行層面的零碎內容，管理層是無(wú)法從中獲取有效信息的，也很難體察到項目經(jīng)理的專(zhuān)業(yè)水平，后續如果項目出現變更或者延誤需要資源支持，他們將會(huì )一頭霧水，無(wú)法給與符合項目需求的幫助和支持。

因此，項目經(jīng)理需要提供給管理層能夠幫助他們了解項目健康狀態(tài)的信息。管理層關(guān)注項目，無(wú)非就是兩個(gè)方面，一是項目的進(jìn)度狀況，二是項目的質(zhì)量情況，項目經(jīng)理通過(guò)在重大節點(diǎn)設置里程碑，定期匯報給高層領(lǐng)導這兩個(gè)信息，既簡(jiǎn)潔又具有概括性，是非常符合項目經(jīng)理與管理層之間“匯報—決策”這一行為模式的。利用一個(gè)里程碑視圖，反饋?lái)椖康倪M(jìn)度、上傳相關(guān)交付物，面向管理層的信息溝通也變得簡(jiǎn)單高效：

2.WBS計劃+工時(shí)管理，全面提高執行層工作效率。

項目制下的團隊不同于傳統的部門(mén)團隊，是由各個(gè)部門(mén)的人臨時(shí)組建的，因此信息的傳遞和管理就有一定的難度，需要項目經(jīng)理建立完善的“制定計劃—通知計劃—進(jìn)度反饋”體系，打通各個(gè)環(huán)節，讓信息更加透明和及時(shí)。

制定計劃：項目經(jīng)理根據項目的具體要求建立詳細的分解計劃，每個(gè)任務(wù)都要指定責任人，并給出工期、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間，如圖2，發(fā)布公開(kāi)透明的項目分解計劃，是提高項目科學(xué)性的重要環(huán)節。

通知計劃：計劃制定好了項目經(jīng)理還需要及時(shí)將相應的任務(wù)情況通知給相關(guān)人員，通過(guò)信息化系統制定計劃，在計劃發(fā)布的同時(shí)，相關(guān)人員就會(huì )立即收到信息，方式是系統消息或郵件消息，是通過(guò)系統待辦的方式獲取屬于自己的項目任務(wù)和要求。

進(jìn)度反饋：任務(wù)安排下去之后就需要項目經(jīng)理去進(jìn)行即時(shí)的溝通，監督和管理執行層的工作進(jìn)度，并最終反饋?lái)椖砍晒�。而進(jìn)度的反饋可以通過(guò)匯報項目工時(shí)來(lái)完成，將工作任務(wù)按項目進(jìn)行量化匯報，項目經(jīng)理后續的進(jìn)度跟蹤工作就會(huì )更加集中和系統化。

3.全面掌握項目狀態(tài)，加強與客戶(hù)的有效溝通。

項目經(jīng)理與客戶(hù)的溝通，主要是項目需求的溝通，但客戶(hù)可能存在需求傳達不清晰、技術(shù)水平與管理水平局限等問(wèn)題，進(jìn)而導致項目發(fā)生變更，影響項目的交付。

面對需求變更的風(fēng)險，項目經(jīng)理不能“見(jiàn)招拆招”，而是要從最開(kāi)始就警惕防范。在項目立項前，項目經(jīng)理一定要和客戶(hù)充分溝通項目需求，并以需求文檔的形式進(jìn)行確認，然后再基于需求文檔制定相關(guān)計劃、申請相應的資源�？蛻�(hù)如果不具備相關(guān)技術(shù)背景，難免會(huì )提出一些不專(zhuān)業(yè)、無(wú)法實(shí)現的要求，面對這類(lèi)要求，項目經(jīng)理不能一味遷就，而是透過(guò)現象看本質(zhì)，分析這個(gè)要求背后的真實(shí)需求是什么，然后采取相應的解決方案。

客戶(hù)提出變更一般都有先兆，比如某個(gè)對接的任務(wù)一直延誤、某個(gè)階段交付物總是被客戶(hù)打回返工，在排除了項目成員的原因之后，項目經(jīng)理就要考慮客戶(hù)將可能會(huì )提出變更的可能性。

高效溝通和全面掌握項目狀態(tài)能夠是促進(jìn)項目成功的關(guān)鍵要素，專(zhuān)業(yè)的項目管理信息化系統，能夠讓項目的數據更靈敏、進(jìn)度可跟蹤，項目經(jīng)理就能及時(shí)察覺(jué)到這種變更風(fēng)險，提前防范。

3、總結。

溝通管理是項目經(jīng)理的必修課，項目經(jīng)理需要了解項目本身和項目各方的特征與要求，對癥下藥，針對不同項目角色進(jìn)行個(gè)性化溝通;

對于管理多個(gè)項目的組織，需要專(zhuān)業(yè)的項目管理信息化系統，打通項目數據，連結項目協(xié)作各方，讓溝通管理更高效。如借助工具制定面向管理層的里程碑計劃，可提高管理層對項目的了解，做出科學(xué)的資源分配和項目決策;制定項目的分解計劃并進(jìn)行工時(shí)管理，項目經(jīng)理與執行層之間的溝通會(huì )更加有序和高效；通過(guò)項目的進(jìn)度反饋分析項目狀態(tài)，可以有效獲取項目變更風(fēng)險，及時(shí)與客戶(hù)交流。